Cómo Compartir Archivos De OneDrive Con Otros Usuarios De Microsoft Power BI

¿Quieres explotar todo el potencial de Microsoft Power BI al compartir fácilmente tus archivos de OneDrive con otros usuarios? Estás de suerte, pues aquí te presentamos la forma más sencilla de saber cómo compartir archivos de OneDrive con otros usuarios de Microsoft Power BI.

Aprende paso a paso cómo superar eficientemente las barreras de intercambio de datos entre los miembros de tu equipo, y cómo seguir obteniendo inteligencia de negocio de sus datos de OneDrive en Microsoft Power BI.

Nuestro objetivo principal es brindarte todas las herramientas necesarias para que compartas tus archivos de OneDrive sin complicaciones con otros usuarios de Microsoft Power BI de la siguiente manera:

  • Aprende cómo compartir archivos desde tu cuenta de OneDrive.
  • Aprende cómo dar acceso a tus archivos en OneDrive a otros usuarios de Microsoft Power BI.
  • Aprende cómo los demás usuarios pueden abrir y descargar tus archivos de OneDrive.

Así que no más titubeos, ¡prepárate para comenzar! A lo largo del artículo te mostraré cómo compartir archivos de OneDrive con otros usuarios de Microsoft Power BI. Así que vamos a empezar a hacer magia con estas dos herramientas impresionantes de Microsoft. ¡Acompáñame!

Índice de contenido

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  1. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft Power BI.
  2. Abre el menú lateral de Microsoft Power BI y, luego, haz clic en el icono de OneDrive.
  3. Selecciona el archivo que deseas compartir con otras personas.
  4. Al seleccionar el archivo, verás una ventana emergente con dos opciones: "Compartir" o "Compartir con otros usuarios".
  5. Selecciona "Compartir con otros usuarios".
  6. Se abrirá una nueva ventana con varias opciones. Aquí podrás agregar a otros usuarios de tu organización de Microsoft Power BI y configurar el nivel de acceso que tendrán para el archivo.
  7. Una vez que hayas configurado la lista de usuarios, pulsa el botón "Compartir".
  8. Los usuarios de tu organización recibirán una notificación informándoles que pueden acceder al archivo.
  9. ¡Listo! Ya has compartido un archivo de OneDrive desde Microsoft Power BI.

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¿Qué es OneDrive?

OneDrive es un servicio de almacenamiento en línea creado por Microsoft, que le permite a los usuarios almacenar, compartir y sincronizar sus archivos. Esto significa que, con OneDrive, los usuarios pueden tener acceso a sus archivos y carpetas desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet. Además, al almacenar los archivos en la nube, todas las modificaciones que se hagan en ellos estarán automáticamente reflejadas en cada dispositivo utilizado.

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OneDrive le proporciona 15GB de almacenamiento gratuito, lo que facilita la transferencia de archivos entre equipos Dispositivos móviles, además ofrece un plan de almacenamiento ilimitado a precios razonables. Si se desea, los usuarios también pueden optar por recibir más espacio de almacenamiento si compran una suscripción a Office 365.

OneDrive almacena tus datos en línea y los sincroniza automáticamente entre todos tus dispositivos. Esto significa que tus documentos, imágenes, videos y otros archivos están siempre disponibles para ti, independientemente de quién fuere el dispositivo que estés usando.

Además de transferir archivos de un lugar a otro, OneDrive ofrece a los usuarios funciones como edición en línea, visualización e impresión, así como transferencias seguras entre sus dispositivos.

Todas estas características hacen de OneDrive una de las opciones de almacenamiento en línea más populares y confiables. Es fácil de instalar y configurar, además, puedes utilizarlo desde casi cualquier dispositivo y plataforma. Estas y otras características hacen de esta herramienta una plataforma única para el manejo y almacenamiento de archivos.

¿Cómo utilizar OneDrive para compartir archivos con otros usuarios de Microsoft Power BI?

OneDrive es una solución estupenda para compartir archivos en Microsoft Power BI con otros usuarios. Esta herramienta ofrece a los usuarios la capacidad de compartir, organizar y recuperar todos sus archivos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Además, una de las mejores características de OneDrive es que los archivos compartidos se abren directamente desde Power BI sin tener que realizar descargas o copias locales.

A continuación describiremos paso a paso los procedimientos necesarios para compartir archivos con otros usuarios usando OneDrive en Microsoft Power BI:

  • Abre la ventana de Administrador de archivos desde Power BI.
  • Una vez dentro, desplázate por los archivos ubicados en tu Unidad OneDrive hasta llegar al lugar en el que desees compartir uno o varios archivos.
  • Selecciona el documento o documentos que deseas compartir, y pulsa el botón de Compartir ubicado en la parte superior de la ventana.
  • Introduce la dirección de email de la persona con la que quieres compartir el archivo e indica los permisos o propiedades que tendrá que tener su uso: Edición, Comentarios, Solamente lectura, etc.
  • Finalmente presiona el botón Enviar para que la persona reciba el enlace de descarga inmediata del archivo.

De esta manera, los usuarios de Microsoft Power BI podrán compartir fácilmente a través de OneDrive cualquier contenido realizando los simples pasos descritos anteriormente.

¿Qué ventajas ofrece compartir archivos en OneDrive?

Compartir archivos en OneDrive es una opción muy útil y ventajosa para los usuarios. Esto se debe a que, con este servicio de Microsoft, los usuarios pueden facilmente compartir archivos sin tener que descargar aplicaciones o herramientas externas; además, no necesitas tener una cuenta en el servicio para acceder a los archivos compartidos.

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Otra ventaja de compartir archivos con OneDrive es que ofrece seguridad al compartir, al ser parte de la nube, los usuarios no tienen que preocuparse por que pasará si el archivo se pierde, ya que lo guarda de forma segura en el servidor de Microsoft. Así mismo, el proceso de compartir es muy sencillo desde el punto de vista de los usuarios, debido a que solo nesecitan generar el enlace y compartirlo con las personas con las que desean compartir el archivo, estos también pueden decidir si desean descargarlo o simplemente verlo.

Otras de las ventajas interesantes de OneDrive para compartir archivos es que los usuarios pueden controlar quién ve sus archivos, ya que estos enlaces tienen diferentes privilegios de visualización y edición, esto quiere decir que el dueño del archivo puede definir si las personas con las que lo comparte pueden editarlo o solo visualizarlo.

Además, OneDrive te permite compartir aun con personas que no tienen una cuenta de Microsoft, ellos solo necesitan ingresar a la dirección de internet que se les facilite para poder acceder al archivo.

El último punto importante acerca de compartir archivos con OneDrive es que los usuarios pueden ver las revisiones hechas sobre los archivos que hayan sido compartidos, esto quiere decir que si alguna persona modificó el archivo, los demás usuarios pueden revisar la versión anterior del mismo.

¿Qué pasos se deben seguir para compartir archivos de OneDrive con otros usuarios de Microsoft Power BI?

Para compartir archivos de OneDrive con otros usuarios de Microsoft Power BI, hay que seguir los siguientes pasos:

  • 1. Abrir la aplicación de Microsoft Power BI en el dispositivo, y seleccionar la opción "Compartir" en la barra lateral.
  • 2. En el campo de ubicación, elegir "OneDrive" y buscar en los archivos el que se desea compartir.
  • 3. Una vez seleccionado el archivo, hacer clic en "Compartir" en la parte inferior de la pantalla.
  • 4. En el campo de invitación de usuarios, ingresar el correo electrónico del usuario al que se desea compartir el archivo.
  • 5. Seleccionar el nivel de permisos que se desea dar a ese usuario, hay dos modalidades: puede verlo, editarlo y compartirlo, o sólo puede verlo.
  • 6. Presionar "Compartir Archivo" para confirmar la invitación al usuario.
  • 7. Cerrar el cuadro de diálogo y salir de la aplicación.

¿Cómo controlar los permisos de un archivo compartido en OneDrive?

Los archivos compartidos en OneDrive seguramente contienen información importante para tu empresa, por lo que es necesario controlar los permisos para mantener la seguridad de los mismos. Existen algunos sencillos pasos que puedes seguir para asegurar los archivos compartidos:

  • Visita el portal de administración de OneDrive: como administrador de la cuenta de OneDrive, puedes acceder al portal para configurar los permisos de los archivos compartidos por todos los usuarios.
  • Habilita la opción de compartir archivos: esta opción te permite habilitar la capacidad de compartir archivos y establecer los permisos de quien tiene permiso de ver, editar y compartir los archivos.
  • Establece los permisos de acceso a los archivos: aquí indicas cómo pueden los usuarios manipular el archivo, si sólo tienen permisos de visualización o también pueden editar y compartir el mismo.
  • Revisa constantemente los permisos: cada vez que un usuario comparta un archivo, debes revisar los permisos y asegurarte que sólo las personas autorizadas pueden ver, editar y compartir el mismo.
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Para controlar los permisos de un archivo compartido en OneDrive, el primer paso es visitar el portal de administración para habilitar la opción de compartir archivos y asignar los permisos de acceso.

Esto permite restringir quien puede ver, editar y compartir los archivos dentro de la plataforma. Para vigilar los cambios, es recomendable realizar revisiones periódicas de los permisos de los archivos compartidos para asegurarse que se encuentren bajo los niveles de seguridad correctos.

¿Qué sucede si elimino un archivo compartido desde OneDrive?

Si eliminas un archivo compartido desde OneDrive, aquellos usuarios con los que hayas compartido el archivo ya no tendrán acceso a él. La eliminación de un archivo compartido implica que el archivo es removido de la carpeta pero su información permanece en la cuenta de OneDrive. Esto significa que los usuarios que hayas compartido el archivo original podrían ver una versión anterior del mismo siempre y cuando hayas habilitado la Característica de Recuperación de Archivos. Si esta característica esta activada, cualquier cambio realizado en un archivo compartido se guarda automáticamente hasta 30 días después de ser eliminado o modificado.

Por consiguiente, los pasos a seguir para eliminar un archivo compartido son los siguientes:

  • Accede al archivo desde la carpeta con la que fue compartido.
  • Da clic derecho en el archivo.
  • Selecciona la opción “Eliminar”.
  • En la pantalla de confirmación, haz clic en “Continuar”.

Además, al eliminar el archivo desde OneDrive, los usuarios con los que lo hayas compartido recibirán una notificación para hacerle saber que el archivo ya no está disponible. Finalmente, si tienes los permisos correctos, también puedes restaurar o eliminar copias de tu archivo si deseas recuperar el contenido original.

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