Los Mejores Programas De Gestión De Contratos

Si estas buscando una solución para administrar tus contratos, entonces has venido al lugar correcto. En este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber sobre los mejores programas de gestión de contratos.

Es verdad que la administración de contratos puede ser un proceso largo y complicado; sin embargo, la tecnología avanza cada vez más y con ella se han desarrollado herramientas que pueden ayudarte a realizar esta tarea con mucha más facilidad y rapidez.

Actualmente hay una gran variedad de programas de gestión de contratos, y aquí vamos a repasar los mejores para que elijas el que mejor se adapte a tus necesidades:

• Contratize
• Vista by Viewpoint
• Oracle Primavera Contract Management
• NovoSight
• CobbleStone

En este artículo profundizaremos en estos programas y explicaremos sus características principales, ventajas, desventajas y cómo encontrar el que mejor se adapte a tu empresa o negocio. ¡Así que si quieres aprender más sobre los mejores programas de gestión de contratos, sigue leyendo!

Procedimiento alternativo

1. Busca: el primer paso para encontrar los mejores programas de gestión de contratos es realizar algunas investigaciones en línea para mirar dentro de las recomendaciones y opiniones sobre las diferentes herramientas disponibles.
2. Evalúa: una vez hayas hecho tu búsqueda, asegúrate de leer cada reseña con detenimiento y comparar lo que ofrecen los distintos softwares. Selecciona aquellos que presenten características y recursos útiles para gestionar tus contratos.
3. Descarga: cuando ya hayas escogido el programa correcto, descárgalo desde el sitio web del desarrollador de manera gratuita o de pago, dependiendo si necesitas una versión más completa.
4. Instalación: sigue los pasos de instalación que te guían para la descarga; si el software se instala como una versión en línea, abre el navegador y entra al sitio web para entrar a tu cuenta.
5. Organiza el software: haz uso del panel de control para modificar los ajustes que mejor se adapten a tus necesidades de gestión de contratos.
6. Mantenimiento: asegúrate de mantener el programa actualizado para que siempre funcione con los estándares requeridos por la industria.

Guillermo Moreno en A24 con Rolando Graña 19/2/23

¿Cómo seleccionar un programa de gestión de contratos adecuado para la empresa?

Elegir un programa de gestión de contratos adecuado para la empresa es una gran decisión. Hay varios factores que deben tenerse en cuenta. Primero, debemos evaluar el tamaño de la empresa y lo que se necesitará del programa. Esto nos ayudará a determinar qué tipo de funciones son esenciales para la empresa. Si la empresa es más grande, es probable que necesite un programa con más funcionalidades avanzadas. Si la empresa es pequeña, es posible que necesite un programa con un conjunto más limitado de funciones.

Segundo, hay que tener en cuenta los costos. Es importante considerar el presupuesto y evaluar si vale la pena gastar más dinero para obtener un programa con más funciones. También hay que prestar atención a las actualizaciones y al costo de los servicios técnicos.

Además, hay que comprobar el soporte que ofrecen los proveedores luego de realizar la compra. Esto incluye aspectos tales como asistencia técnica, educación continua y formación adicional. Esto puede ser útil si surgen problemas con el programa.

Por último, hay que considerar la usabilidad y las capacidades del programa. El programa debe ser intuitivo y fácil de usar. De esta manera, se puede asegurar que la información sea actualizada correctamente. Además, también hay que verificar que el programa ofrezca funcionalidades como la firma digital, la auditoría interna y la integración con sistemas externos. Estas son características imprescindibles para garantizar una gestión eficiente de los contratos.

¿Cuáles son los puntos clave que debe tener en cuenta el usuario al elegir un programa de gestión de contratos?

Cuando vayas a elegir un programa de gestión de contratos, hay algunos puntos clave que debes tener en cuenta para que encuentres el que mejor se adapte a tus necesidades. Estos son:

• Costo: Si bien un software gratuito puede ser la opción más económica, debes considerar qué tan completas y seguras sean esas herramientas para resolver tus problemas de manera óptima.
• Funciones: Debes mirar qué funcionalidades ofrece el software de gestión de contratos que deseas adquirir. Ofrece todo lo que necesitas? Es decir, ¿guarda documentos, remite notificaciones, lleva ciertos tipos de estadísticas?
• Uso: Necesitas ocupar un software de gestión de contratos que sea fácil de usar, con una interfaz amigable para que no pierdas tiempo aprendiendo cómo usarlo. Por lo general, los programas modernos ofrecen tutoriales para explicarte las herramientas básicas.
• Actualizaciones: Debes estar seguro de que el programa de gestión de contratos que deseas obtener va a recibir soporte constante por parte del desarrollador, para así estar seguro de tener la última versión disponible.
• Compatibilidad: Debes asegurarte de que el software funcione con todos los dispositivos, sistemas operativos y navegadores web actuales. Esto es clave para una correcta interacción entre tu empresa y los usuarios externos.
• Seguridad: Asegúrate de que tu programa de gestión de contratos esté cifrado para proteger la privacidad y seguridad de tus datos. También, chequea que incluya una política de control de accesos y seguimiento de actividades, para así no tener problemas con el uso indebido.
• Soporte: El servicio de atención al cliente resulta muy importante para tener éxito con tu software de gestión de contratos. Debe haber un equipo de profesionales disponibles durante horas hábiles para ayudarte si presentas algún inconveniente con el programa.
• Flexibilidad: Finalmente, piensa si el software puede escalarse en función del crecimiento de tu negocio. Quizás necesites adicionar ciertas características adicionales a medida que tu empresa avanza, por lo que es importante que tu programa de gestión de contratos cuente con la capacidad de hacerlo.

¿Existen beneficios específicos o ventajas competitivas asociadas a la adopción de un programa de gestión de contratos?

Sí, existen muchos beneficios específicos o ventajas competitivas asociadas a la adopción de un programa de gestión de contratos. Estos incluyen:

• Optimización del proceso de contratación: La documentación, los procesos, los plazos, etc. que involucran contratos pueden ser difíciles de seguir. Un programa de gestión de contratos facilita la administración de todo el proceso para mejorar la eficiencia.
• Mejora de la cadena de suministro: Los contratos se utilizan para conectar a los vendedores con sus compradores; un programa de gestión de contrato asegura que se cumplan los términos acordados entre las partes. Esto ayuda a reducir los costes y aumentar la satisfacción del cliente.
• Gestión de riesgo a largo plazo: Los contratos son un compromiso mutuo que cubren aspectos como el precio, el cronograma de entrega, la confidencialidad y otros términos. El uso de un programa de gestión de contratos ayuda a evitar errores al manejar estos términos, lo que reduce los riesgos a largo plazo.
• Gestión automatizada de documentos: Los documentos relacionados con los contratos son voluminosos y llevan mucho tiempo llenar y enviar. Los programas de gestión de contratos reducen la carga de trabajo al automatizar la generación de documentos.
• Mayor transparencia: Los programas de gestión de contratos permiten a los usuarios acceder a la información de los contratos de manera más fácil y rápida, lo que mejora significativamente la transparencia y la velocidad de respuesta.
• Mejoras en la comunicación: Los programas de gestión de contratos pueden mejorar la comunicación interna al promover el intercambio de información entre todos los envolvidos en el proceso de contratación.

¿Cuáles son los principales problemas que pueden presentarse al implementar un software de gestión de contratos?

Los principales problemas que pueden surgir al implementar un software de gestión de contratos son:

• Las restricciones de presupuesto y capacidad.
• Incompatibilidad entre el software y la infraestructura del sistema.
• Falta de personal con los conocimientos necesarios para llevar a cabo el proceso de implementación.
• Falta de documentación completa sobre el software de gestión de contratos.
• Integración con otros sistemas, como contabilidad, ERP o facturación.
• Capacitación adecuada para el uso del software.
• Posible retraso en el cronograma de implementación.

Además, el software de gestión de contratos debe ser fácil de usar para que todos los usuarios lo comprendan rápidamente. Si el software es demasiado complicado, los usuarios tendrán problemas para entenderlo y será menos probable que lo use correctamente. Finalmente, si el software no está preparado para manejar diferentes tipos de contratos y acuerdos, puede generar incertidumbre y dificultades al negociar nuevas condiciones de contrato.

¿Cómo seleccionar la mejor solución de gestión de contratos entre una variedad de alternativas?

Seleccionar la mejor solución de gestión de contratos entre una variedad de alternativas puede llegar a ser difícil. Pero con la ayuda de los siguientes consejos, podrás elegir la mejor alternativa para tu empresa.

1. Conozca sus necesidades: antes de comparar las diversas alternativas disponibles, es importante que primero definas y comprendas tus necesidades. ¿Qué tipo de características específicas estás buscando? Lo primero que tienes que hacer es elaborar una lista con los requerimientos y funcionalidades básicos que quieres que tenga tu plataforma de gestión de contratos. Para ahorrar tiempo, puedes poner una nota con cada requerimiento y calificarlos de acuerdo a su importancia.

2. Comprensión del costo: el costo es un factór importante al momento de evaluar alternativas. Compara los precios, pero recuerda incluir factores como, licenciamiento, capacitación del personal, instalación, mantenimiento de hardware, etc., para determinar el costo total de propiedad.

3. Evaluación de algunas alternativas: una vez que hayas arrojado luz sobre tus necesidades y el presupuesto disponible, lo más recomendable es evaluar algunas soluciones. Puedes comenzar revisando los planes de cuentas gratuitos, si los hay. Luego, resuma los planes de pago y evalúe si cada alternativa se ajusta a sus requerimientos. La forma más efectiva de hacerlo es probar un producto, ya sea durante un periodo gratuito de prueba o utilizando una versión de demostración. Esto permitirá obtener una mejor comprensión del software y tomar la mejor decisión.

4. Analizar la capacidad y el rendimiento: Una vez que hayas encontrado los productos que cumplan tus necesidades, lo último que debes evaluar son la capacidad y el rendimiento. Debes estar seguro que el software puede soportar el volumen de datos que necesitas. Y también, que la velocidad permita realizar acciones eficientemente sin ningún riesgo.

En resumen, la selección de la mejor solución de gestión de contratos entre una gama de opciones puede resultar complicado. Sin embargo, siguiendo estos cuatro consejos: conocer tus necesidades, comprender el costo, evaluar algunas alternativas y analizar su capacidad y rendimiento, ayudarán a que el proceso de selección sea más sencillo y te permita tomar una decisión informada.

¿Qué funciones debe contar un programa de gestión de contratos para que sea considerado como uno de los mejores?

Un buen programa de gestión de contratos debe tener varias funciones para ser considerado como uno de los mejores. Estas funcionalidades deben ser útiles para la administración de documentos, la creación de recordatorios, y la realización de auditorías. Además, deben contar con herramientas que permitan un flujo de trabajo eficiente.

Gestión de documentos: Esta característica es importante para archivar y almacenar los contratos. Debe contar con capacidades de búsqueda y filtrado de documentos, que permitan a los usuarios encontrar fácilmente lo que están buscando. También debe incluir herramientas de edición para que los usuarios puedan modificar los documentos cuando sea necesario.

Creación de recordatorios: Esta función es vital para recordar a los usuarios acerca de todos los vencimientos de los contratos. Estas herramientas deberían enviar alertas por correo electrónico o notificaciones push para mantener todos los procesos activos.

Auditorías de contratos: El programa de gestión de contratos debe contar con herramientas para llevar a cabo auditorías. Esto significa que los usuarios deben tener acceso a informes detallados sobre el estado de los contratos y los cambios realizados en ellos. Estas herramientas permiten a los usuarios monitorear el cumplimiento de los contratos y asegurarse de que todas las partes están cumpliendo con sus obligaciones.

Flujo de trabajo: Esta función es la más importante, ya que permite a los usuarios administrar fácilmente los contratos. El programa debe contar con herramientas que permitan a los usuarios aprobar o rechazar los contratos de forma rápida y sencilla. Esto hará que los procesos de gestión de contratos sean más eficientes.

¿Cuales son las mejores prácticas para garantizar una adecuada gestión y control de los contratos?

Gestión y control de los contratos

1. Es importante tener una clara comprensión del contenido y alcance del contrato.
2. La parte responsable debería revisar, evaluar y aprobar el contrato antes de su firma.
3. Los contratos deben ser monitoreados para garantizar que se cumplan sus requerimientos.
4. Debe tenerse presente la propiedad intelectual como derechos de autor, marcas y patentes al momento de firmar el contrato.
5. Se debe establecer una relación clara entre los pagos y los términos del contrato.
6. Tiene que haber una clara definición de responsabilidad entre las partes involucradas.
7. Es importante crear un proceso de control para vigilar el cumplimiento de los contratos.
8. Las reorganizaciones de la empresa y los cambios en los precios deben incluirse como requerimientos en el contrato para proteger al contratista.
9. Se debe documentar los avances continuos cuando sea posible.
10. Los contratos deben ser evaluados con regularidad para verificar si se cumplen los requerimientos especificados.
11. Se debe mantener una copia del contrato original con el registro de sus eventuales cambios.

Conclusión

En conclusión, los programas de gestión de contratos pueden ser una herramienta útil para mejorar la calidad de las negociaciones para todas las partes involucradas. Estas plataformas te permiten organizar y almacenar documentos, información clave y datos en un solo lugar para facilitar la administración de contratos a través del tiempo.

Esto significa que puedes reducir al mínimo el tiempo de negociación para tomar decisiones y completar transacciones con mayor agilidad. Así mismo, estás mejores herramientas de administración de contratos también proporcionan a las empresas una mayor visibilidad y control para monitorear los procesos comerciales, lo que resulta en una administración más eficiente.